مبادئ المحاسبة : الدرس الرابع : معالجة الدورة المحاسبية (تحليل العمليات المالية والتسجيل في دفتر اليومية مع شرح القيود المحاسبية وخطوات الترحيل إلى دفتر الأستاذ ) :

مقومات المحاسبة كنظام للمعلومات 2

* ثانياً : المعالجة : Processing ( الدورة المحاسبية Accounting )

يجب على المحاسب عند القيام بأي عملية محاسبية يجب عليه القيام بعدة خطوات وهي على الشكل التالي:

1- تحليل العمليات المالية Analyzing: أي يجب عليه تحليل البيانات و العمليات المالية و التجارية إلى أطرافها المدينة  والدائنة تمهيداً للمرحلة الثانية و هي التسجيل في دفتر اليومية ( أي كتابة القيود المحاسبية ) .

2-  التسجيل في دفتر اليوميةRecording :بعد الانتهاء من تحليل البيانات تبدأ عملية كتابة القيود في دفتر اليومية و هي تعني قيد العمليات المالية (السابق تحليلها إلـى أطرافها المدينة والدائنة) بدفتر اليومية وفقــــا لنظرية القيد المزدوج ، والتي تنص علــــى أن كل عملية مالية لها طرفان أحدهما مديــــــــــن والآخر دائن بنفس القيمة . و هناك قاعدة ثابتة في المراجع المحاسبية تتمثل فيما يلي :

كل شيء داخل يعتبر مدين

كل شي خارج يعتبر دائن

أنواع القيود المحاسبية : تقسم القيود بشكل عام إلى نوعين من القيود :

أ‌- القيد البسيط

ب‌- القيد المركب

أ‌- القيد البسيطSimple Entry :و هو القيد الذي يكون في كل من طرفه المدين و طرفه الدائن حساب واحد , بمعنى أن كل قيد يعبر عن عملية واحدة تتضمن حساباً مديناً واحداً و حساباً دائناً واحداً .

   و تأخذ الشكل التالي :

   ××× من ح/ الطرف المدين   ××× إلى ح/ الطرف الدائن

ب‌- القيد المركب Compound Entry: و هو القيد الذي يتكون طرفه المدين أو طرفه الدائن أو كلاهما من أكثر من حساب واحد , بمعنى أن القيد المركب يعبر عن عملية مالية واحدة تتضمن أكثر من حساب مدين أو دائن . و مهما كان عدد الحسابات في كل طرف فإن مجموع القيم في الطرف المدين تساوي مجموع القيم في الطرف الدائن .

و بالتالي فإن القيد المركب يمكن أن يأخذ أحد الأشكال التالية :

             ××× من ح/ …….

                              إلى مذكورين

                           ××× ح/ …….

                           ××× ح/ …….

أو

   من مذكورين

××× ح/ …….

××× ح/ …….

                             ××× إلى ح/ …….

       أو

   من مذكورين

××× ح/ …….

××× ح/ …….

                                           إلى مذكورين

                             ××× ح/ …….

                             ××× ح/ …….

3-  الترحيل إلى دفتر الإستاذ Posting : بعد الانتهاء من تسجيل القيود المحاسبية يجب ترحيل هذه القيود حسب الحسابات الموجودة في شجرة الحسابات.أي يعني ببساطة إعادة تسجيل للعمليات السابق إثباتها بدفتر اليومية، ولكن على أساس نوع العملية (وليس وفقا لتاريخ حدوثها) ، وذلك بتخصيص صفحة أو أكثر بدفتر الأستاذ لكل نوع من الأحداث الاقتصادية ،يطلق عليها حساب ، يسجل فيه حركة هذا الحدث خلال الفترة المالية بحيث يوضح في أي لحظة ملخص لأثر العمليات التي تمت خلال الفترة على هذا الحساب في رقم واحد يسمى رصيد. ومن ثم يتولد عن عملية الترحيل إمكانية الوصول لبيانات نوعية تساعد الإدارة على اتخاذ القرارات .

–  خطوات الترحيل :

أ – نحدد مسمى وطبيعة الحساب ( مدين أم دائن) المراد ترحيله من قيد اليومية .

ب – نذهب إلى دفتر الأستاذ للصفحة التي تحمل اسم هذا الحساب ، ونسجل بالجانب المناظر لطبيعته بقيد اليومية ، مبلغ الحساب في خانةالمبالغ، والطرف الآخر من القيد في خانة البيان ، ثم نستكمل باقي الخانات وهى التاريخ ورقم المستند ورقم صفحة اليومية . بمعنى إذا كان الحساب في الطرف المدين من قيد اليومية ، نذهب إلى نفس الحساب بدفتر الأستاذ في الجانب المدين ونسجل قيمته في خانة المبالغ ، والطرف الدائن له في خانة البيان ، ثم نسجل التاريخ ورقم المستند ورقم صفحة اليومية المسجل بها القيد .