الدرس الثاني : مراحل التدوير والإقفال في برنامج المحتسب

قبل البدء بعملية إقفال الحسابات يجب عمل جرد لكل من :
– حسابات الأموال الجاهزة ( صندوق ، مصرف ، .. ) و أرصدة الزبائن والموردين و التأكد من مطابقتها للأرصدة الظاهرة ببرنامج المحتسب .
– أرصدة المواد الموجودة بالمستودعات و مطابقتها للأرصدة الدفترية ببرنامج المحتسب .

خطوات إقفال و تدوير أرصدة الحسابات في برنامج المحتسب :

1. التأكد من ترحيل اليومية لجميع فواتير نقاط البيع من قائمة فواتير – فواتير نقاط البيع :
• الاختيار من خانة اسم المستخدم – جميع المستخدمين .
• تحديد بداية و نهاية السنة المالية للملف .
• اختيار إظهار الفواتير الغير مرحلة من القائمة المنسدلة مرحلة .
في حال وجود فواتير لم يتم ترحيل اليومية الخاصة بها ( أي كتابة القيد المحاسبي الخاص بقيمة الفواتير ) يجب القيام بترحيلها قبل البدء بعملية إقفال و تدوير الحسابات .

2. التأكد من ترحيل اليومية لجميع فواتير المطاعم من قائمة المطاعم – استعراض فواتير المطعم :
• الاختيار من خانة اسم المستخدم – جميع المستخدمين .
• تحديد بداية و نهاية السنة المالية للملف .
• اختيار إظهار الفواتير الغير مرحلة من القائمة المنسدلة مرحلة .
في حال وجود فواتير لم يتم ترحيل اليومية الخاصة بها ( أي كتابة القيد المحاسبي الخاص بقيمة الفواتير ) يجب القيام بترحيلها قبل البدء بعملية إقفال و تدوير الحسابات .

3. في حال وجود عملات ثانوية تم التعامل بها بالملف يجب عمل تسوية فروقات الصرف من قائمة محاسبة – تسوية فروقات العملة :
حيث يتم اختيار العملة الثانوية المراد عمل قيد تسوية فروقات العملة لها و تحديد سعر الصرف المراد حساب قيمة الفروقات وفقه و يمكن اختيار كل الحسابات التي لها فرق عملة أو حسابات محددة .
يتم إقفال قيمة الفرق عن العمليات المالية الناتجة خلال السنة المالية بحساب فروقات صرف العملات الذي تضاف قيمته لحساب الأرباح و الخسائر .

4. التأكد من عدم وجود مواد برصيد سالب من قائمة التقارير المستودعية – جرد المواد :
• تحديد بداية و نهاية السنة المالية للملف .
• تحديد كل مستودع على حده .
• ثم الاختيار من ضمن خيارات الأرصدة إظهار ( المواد السالبة ) و الضغط على بحث أو F3 لإظهار المواد التي لها رصيد سالب و ذلك في كل مستودع و معالجة سبب الفرق .

ملاحظة : عند عدم معالجة فرق الأرصدة السالبة يقوم البرنامج بإهمال هذه الأرصدة بالتدوير للملف الجديد .

5. عمل إعادة تقييم البيانات من قائمة ملف – إعادة تقييم البيانات لكل من :
• ميزان المراجعة .
• تقييم الأسعار .
• حساب كميات شجرة المواد .
• إعادة بناء إدخالات و إخراجات المواد .
• إعادة بناء آخر دفعة زبون .
• إعادة بناء آخر دفعة مورد .

6. التأكد من توازن رصيد الطرف المدين و الدائن لميزان المراجعة من قائمة التقارير المحاسبية – ميزان المراجعة .

7. لإتمام عملية إقفال الحسابات من قائمة التقارير المحاسبية – الحسابات الختامية يتم اختيار الطريقة التي سيتم وفقها تقييم سعر بضاعة آخر المدة و ذلك حسب ( آخر سعر شراء ، السعر الوسطي ، السعر الوسطي الترجيحي ) ، أو يمكن تسجيل قيمة بضاعة آخر المدة بشكل يدوي بوضعها ضمن خانة قيمة بضاعة آخر المدة و الضغط على تنفيذ .

8. يتم الضغط على أيقونة حساب المتاجرة لتظهر قيمة مجمل الربح/الخسارة للسنة المالية و عند الضغط على أيقونة حساب الأرباح والخسائر تظهر قيمة صافي الربح/الخسارة للسنة المالية و بالضغط على الميزانية العمومية تظهر الأرصدة المدينة و الدائنة للميزانية الختامية و التي ستكون الميزانية الافتتاحية بالملف الجديد .

ملاحظة : يمكن تصدير الحسابات إلى إكسل أو طباعتها قبل القيام بعملية الإقفال .

9. بعد التأكد من جميع الأرصدة الموجودة لحسابات الأصول والخصوم والتأكد من توازن مجموع طرفي الميزانية) مدين ودائن نضغط على أيقونة إقفال الحسابات لتظهر نافذة نقوم بتحديد الحساب المراد تحويل قيمة صافي الربح أو الخسارة إليه على أن يكون حساب معرف مسبقاً ضمن دليل الحسابات أو يمكن تحويله إلى حساب رقم 2207 ( فائض مرحل ) بعد الضغط على Enter يقوم البرنامج بالبدء بعملية إقفال الحسابات .

10. عند الانتهاء من الإقفال ستظهر رسالة تأكيد إتمام عملية الإقفال بنجاح .

11. للتأكد من سلامة عملية الإقفال نقوم بفتح ميزان المراجعة و التأكد من توازن أرصدته المدينة و الدائنة ثم ندخل ضمن خلية رقم الحساب رقم الحساب (3) العائد لحساب الاستخدامات ونتأكد من أن مجموع الرصيد المدين = مجموع الرصيد الدائن ويساويان صفر ثم نكرر العملية لكل من الحسابات (4)العائد لحساب الموارد و (5) العائد لحساب المتاجرة و (6) العائد لحساب الأرباح والخسائر .
في حال إن لم يكن الرصيد صفر لأحد الحسابات ذلك يعني وجود مشكلة في إقفال الحسابات يستدعي ذلك التأكد من الحسابات وقيودها وإقفالاتها .

12. يمكن القيام بعملية توزيع الأرباح والخسائر على الشركاء بقيود مالية حسب النسب المتفق عليها ، مع مراعاة حالة وجود مسحوبات شخصية للشركاء .

13. بعد الانتهاء من عملية الإقفال نقوم بالضغط على أيقونة تدوير الأرصدة فتظهر رسالة تطلب اختيار السنة المالية للملف المراد فتحه بعملية تدوير الأرصدة .

14. يعمل البرنامج على تدوير الأرصدة بشكل تلقائي حيث سيقوم برنامج المحتسب بـ :
– نسخ كل من ( دليل المواد ، دليل الحسابات ، تقارير الطباعة و تصماميم الباركود) للملف الجديد .
– نقل كل من أرصدة الحسابات التي ظهرت بالميزانية العمومية ليقوم بتسجليها ضمن القيد الافتتاحي بالملف الجديد .
– نقل أرصدة المواد التي ظهرت ضمن تقرير جرد المواد بالأسعار التي جرى تقييم بضاعة آخر المدة وفقها ليقوم بتسجيلها ضمن مذكرة أول المدة و ذلك بمذكرة خاصة لكل مستودع على حده .

ملاحظة : يتوقف الوقت المقدر لعملية الإقفال و التدوير على حجم الداتا .

15. بعد الانتهاء من عملية تدوير الأرصدة تظهر رسالة تأكيد عملية التدوير و يتم إغلاق البرنامج ، عند فتح البرنامج نلاحظ وجود ملف جديد بنفس اسم الشركة و لكن بسنة مالية جديدة يمكن التأكد من سلامة التدوير بمطابقة الأرصدة الموجودة بالملف الجديد مع الأرصدة الظاهرة بالملف الذي جرى تدويره